Keine Buchung ohne Beleg lautet die Devise, nach der Buchhalter und Steuerberater arbeiten. Dennoch ist es nicht immer möglich, für jede betriebliche Ausgabe aus dem privaten Geldbeutel einen Beleg vorzuweisen und den Betrag steuerlich geltend zu machen. Eigenbelege eignen sich vor allem für kleine Summen wie Trinkgelder oder Telefonmünzen und Geld für die Parkuhr.
Beim Eigenbeleg auf Plausibilität achten
Was ist ein Eigenbeleg? Hierbei handelt es sich um ein Schriftstück, das Sie selbst erstellen und mit dem Sie betriebliche Ausgaben aus ihrer eigenen Tasche nachweisen. Eigenbelege können Sie für kleinere Ausgaben nutzen und anstelle einer Quittung, die Sie zum Beispiel an der Parkuhr nicht erhalten, verwenden. Wissenswert ist, dass es sich hierbei nicht um eine ordentliche Rechnung und somit um ein anstandslos vom Finanzamt anerkanntes Stück Papier handelt. Dennoch können Sie mit einem Eigenbeleg Steuern sparen, da die privaten Ausgaben für Ihre Firma in der Regel anteilig anerkannt und beim Finanzamt verrechnet werden. Um Eigenbelege relevant und konform zu erstellen, beachten Sie die Richtlinien und orientieren sich bei der Anfertigung an den Fakten, die beim Finanzamt für Akzeptanz sorgen. Bei größeren Ausgaben wird ein Eigenbeleg nicht anerkannt, da hier eine rechtsgültige Rechnung notwendig und die selbstständig vorgenommene Listung ungültig ist.
Was gehört auf einen Eigenbeleg?
Um die Ausgaben plausibel darzustellen, muss der Zahlungsempfänger mit vollständigem und Anschrift benannt werden. Weiter müssen die Art der Ausgaben und die tatsächlichen Kosten, das Datum, die eigenhändige Unterschrift und die Begründung zur Aufwendung aus der privaten Geldbörse auf Eigenbelegen enthalten sein. Je mehr Informationen auf dem Beleg enthalten sind, umso größer ist die Chance der Akzeptanz durch das Finanzamt. Bei größeren Summen können Eigenbelege nur Verwendung finden, wenn die originalen Quittungen - beispielsweise durch einen Diebstahl in der Firma - abhanden gekommen sind. Hierfür ist ein plausibler und rechtssicherer Nachweis notwendig.
