Formalien beim Schritt in die Selbständigkeit
Wer ein Unternehmen gründet, muss das neue Geschäft nach der Gewerbeordnung bei der Stadt- bzw. Gemeindeverwaltung oder dem Ordnungsamt anmelden und ein Gewerbeschein beantragen. Zu beachten ist, dass der Antrag dort gestellt wird, wo das Unternehmen seinen Sitz hat. Je nach Amt kann der Antrag zwischen 15 – 60 Euro kosten.
Vorsicht: Die Unterlassung der Anzeige ist eine Ordnungswidrigkeit und wird mit einem Bußgeld geahndet.
Für die Anmeldung sind unbedingt ein gültiger Personalausweis bzw. Reisepass und je nach Gründungsvorhaben eine Handwerkskarte, eine Gewerbekarte oder entsprechende Sondergenehmigungen (Gastronomie, Personenbeförderung etc.) mitzuführen.
Existenzgründer ohne deutschen Pass sowie Nicht-EU-Bürger benötigen zusätzlich eine Aufenthaltsgenehmigung. Ist die Anzeige schließlich bei der zuständigen Gewerbemeldestelle eingereicht, wird diese automatisch an folgende Ämter weitergeleitet:
Finanzamt
Das Finanzamt wird informiert, worauf dem Existenzgründer ein rund vierseitiger Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zugesandt wird. Für das Finanzamt sind hier besonders die persönlichen sowie betrieblichen Verhältnisse und die zu erwartenden Einnahmen von Bedeutung.
Die Umsatz- bzw. Gewinnerwartungen sollten realistisch und insbesondere nicht zu großzügig geschätzt werden. Weiterhin beantragt der Unternehmer mit dem Fragebogen seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Zu diesem Zweck ist lediglich im Bogen anzukreuzen, dass eine USt-IdNr. benötigt wird bzw. keine Steuernummer aus früherer Tätigkeit vorhanden ist.
Ein äußerst wichtiger Punkt ist die Frage nach der Kleinunternehmerregelung. Die Einstufung als Kleinunternehmer entscheidet darüber, ob der Antragsteller Umsatzsteuer erheben muss oder nicht. Der explizite Inhalt und die Vor- und Nachteile dieser Sonderregelung werden an späterer Stelle behandelt.
Ein Fragebogenbeispiel samt ausführlicher Hilfestellung zum Ausfüllen des Fragebogens ist auf der Website des Bundesfinanzministeriums zu finden.
IHK bzw. HWK
Neben dem Finanzamt erhält automatisch die örtliche Industrie- und Handelskammer (IHK) bzw. die Handwerkskammer (HWK) über das neu registrierte Gewerbe oder Handwerk einen Bescheid. In diesem Zuge entsteht die Pflicht, Kammerbeiträge zu leisten. Der Beitrag für die entstandene Zwangsmitgliedschaft orientiert sich an der Leistungsstärke und dem Ertrag des Unternehmens. Eine einheitliche Regelung für die Kammerbeitragshöhe gibt es aber nicht.
Kleingewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und einen Jahresgewinn unter 5.200 Euro haben, werden vom IHK- bzw. HWK-Beitrag auf Antrag befreit. Erst bei Erträgen über dieser Grenze sind ein jährlicher Grundbetrag von ca. 50 Euro und zusätzlich Umlagen zu zahlen. Für den Umlagebeitrag wird auf den Gewinn, abzüglich des Umlagefreibetrags von 15.340 Euro, ein prozentualer Beitrag (regelmäßig unter einem Prozent) erhoben. Erstmalige Existenzgründer können in den ersten vier Jahren sogar bis zu 25.000 Euro Gewinn machen und trotzdem von den Beiträgen befreit sein:
Bei der IHK sind für das Gründungs- und Folgejahr keine Umlagen und Grundbeiträge fällig, vorausgesetzt:
- man agiert als natürliche Person,
- ist nicht im Handelsregister eingetragen,
- hat in den letzten fünf Wirtschaftsjahren vor Existenzgründung keine Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb oder selbständiger Arbeit erzielt und
- war die 5 Jahre vor Existenzgründung an keiner Kapitalgesellschaft mittelbar oder unmittelbar zu mehr als einem Zehntel beteiligt.
Sollte der Gewerbeertrag auch im dritten sowie vierten Geschäftsjahr 25.000 Euro nicht übersteigen, ist nochmals eine Befreiung von den Umlagen möglich.
Für die HWK regelt die Handwerksordnung (§ 113) die Beitragsbefreiung für Existenzgründer. Auch hier können Personen, die erstmals ein Gewerbe anmelden und Jahresgewinne unter 25.000 Euro verzeichnen, von Vergünstigungen profitieren. Im Anmeldejahr bezieht sich dies auf eine Befreiung vom Grund- und Zusatzbeitrag.
In den darauf folgenden zwei Jahren wird der Grundbeitrag nur zur Hälfte und der Zusatzbeitrag (Umlage) gar nicht fällig. Im vierten und letzten beitragsbegünstigten Geschäftsjahr ist nur noch die vollständige Entlastung vom Zusatzbeitrag möglich. Die für die Abrechung benötigen Informationen erhalten die zuständigen Kammern i.d.R. vom Finanzamt.
Gewerbeaufsicht und Handelsregister
Ein weiteres Amt, das von der Gewerbemeldestelle in Kenntnis gesetzt wird, ist das Gewerbeaufsichtsamt. Je nach Bundesland sind auch die Bezeichnungen Amt für Arbeitsschutz und/oder Amt für Umweltschutz gängig. Wesentliche Aufgabe dieser Behörde ist es zu überwachen, ob die Gesetze insbesondere zum Umwelt- und Arbeitsschutz eingehalten werden. Dazu wird jedes neue Gewerbe bei diesem Amt registriert.
Ebenso automatisch informiert werden das Amtsgericht (Handelregister), die zuständige Berufsgenossenschaft und das statistische Landesamt. In das Handelsregister müssen sich nur Kaufleute und Kapitalgesellschaften eintragen lassen. Freiberufler sowie Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn bis zu 30.000 Euro und einem Jahresumsatz bis zu 350.000 Euro können über die Eintragung ins Register frei entscheiden. Nichtkaufleute (auch Kleingewerbetreibende genannt) sind allerdings ohne Handelsregistereintrag nicht berechtigt, im Geschäftsnamen namentliche Bezeichnungen des Inhabers zu führen.
Unternehmen, die den Inhaber in der Geschäftsbezeichnung tragen, müssen dementsprechend ins Handelsregister eingetragen werden. Mit Eintrag ins Register wird der Kleinunternehmer dann wie ein Kaufmann behandelt. Er verpflichtet sich damit u.a. zur doppelten Buchführung, zur Erstellung einer Bilanz und zur Rüge von Mängelware und zur Haftung wie ein Kaufmann.
Arbeitsagentur
Wird mindestens ein Mitarbeiter im Unternehmen eingestellt, so wird auch die Arbeitsagentur informiert. In diesem Fall erhält der Existenzgründer eine Betriebsnummer. Die achtstellige Nummer ist für die Sozialversicherung von Bedeutung, die jährlich für die Beschäftigten abgegeben werden muss Sie ist ein Identifikationsmerkmal für den Namen, die Anschrift und die vom Amt bestimmte Wirtschaftsklasse des Unternehmens.
Ausnahmen von der Meldepflicht
Ausgeschlossen von der Anmeldepflicht bei der Gewerbemeldestelle und den durch sie informierten Ämtern sind Land- und Forstwirte sowie frei Berufstätige wie z.B. Journalisten und Künstler. Sie müssen lediglich beim zuständigen Finanzamt eine Steuernummer beantragen. Sie benötigen keinen Gewerbeschein und müssen gleichsam keine Gewerbesteuer zahlen. Die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft ist freiwillig, ebenso die Eintragung ins Handelsregister.
